Schluss mit dem Zettelchaos
Im Laufe der Jahre sammeln sich viele wichtige Unterlagen an: Steuerdokumente, Versicherungen, Kontoauszüge, Patientenverfügung oder Testament. Wer da nicht regelmässig Ordnung schafft, verliert leicht den Überblick – und macht es im Ernstfall auch anderen schwer.
Viele Menschen im dritten Lebensabschnitt stellen sich deshalb irgendwann die Frage: Wo ist eigentlich was abgelegt? Wer darf darauf zugreifen, wenn ich einmal nicht mehr selber entscheiden kann? Und was gehört überhaupt noch aufbewahrt? Unser Beitrag zeigt, wie Sie mit wenig Aufwand Ordnung schaffen und so für mehr Übersicht, Klarheit und Sicherheit sorgen können.
Was gehört aufbewahrt und was darf weg?
Nicht alles, was man einmal abgeheftet hat, muss ewig bleiben. Steuerunterlagen sollten in der Regel zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Dasselbe gilt für Kontoauszüge und Versicherungsdokumente, sofern keine laufenden Ansprüche bestehen. Bei Kaufbelegen reicht meist die gesetzliche Frist von zwei Jahren.
Wichtige Dokumente sollten Sie jedoch unbedingt aufbewahren. Dazu zählen Ihr Ehe- oder Erbvertrag, Vorsorgeauftrag, Patientenverfügung, Testament, Ausweiskopien, Kreditverträge, Pensionskassen-Unterlagen und relevante Arztberichte. Hilfreich ist auch eine Übersicht über laufende Abos oder Onlinekonten inklusive Zugangsdaten. Alles, was im Ernstfall rechtliche, gesundheitliche oder finanzielle Klarheit bringt, verdient einen festen Platz in Ihrer Ablage.
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Ob Nachlassplanung, Vollmachten oder Vorsorgeauftrag: Die Expertinnen und Experten von BDO beraten Sie persönlich und kompetent, damit im Ernstfall alles geregelt ist.
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Wo sollen wichtige Unterlagen liegen?
Oft sind Dokumente oder Informationen über verschiedene Orte verteilt: im Wohnzimmerschrank, auf dem Computer, in der Küchenschublade oder im Notizheft. Im Alltag funktioniert das, aber sobald jemand anderes auf diese Unterlagen zugreifen muss, wird es schwierig.
Hier hilft ein sogenannter «Zentralordner», analog oder digital. Darin sollten sich die wichtigsten Dokumente befinden, die im Notfall schnell zur Hand sein müssen. Wenn Sie lieber mit Papier arbeiten, lagern Sie diesen Ordner sicher, aber auffindbar. Wenn Sie digital unterwegs sind, empfiehlt sich ein USB-Stick oder ein gut geschützter Cloud-Ordner. Wichtig ist: Eine Vertrauensperson sollte wissen, wo sich dieser Zugriff befindet und wie man ihn nutzen kann.
Wer darf was und ab wann?
Nur weil jemand zur Familie gehört, darf sie oder er nicht automatisch Ihre Post öffnen oder bei Ihrer Bank Auskünfte einholen. Dazu braucht es klare rechtliche Regelungen, z. B. in Form von Vollmachten oder einem Vorsorgeauftrag.
Deshalb lohnt es sich, nicht nur zu ordnen, sondern auch zu prüfen: Wer darf im Notfall was tun? Welche Unterlagen müssen rechtsgültig sein? Und kennt die betreffende Person diese Unterlagen überhaupt?
Ordnung ist Sicherheit und Fürsorge zugleich
Viele Angehörige stehen in einem Notfall vor einem Stapel Papier oder vor Unwissenheit, wie man zu dringend benötigten Informationen gelangt. Wer frühzeitig Ordnung schafft, nimmt ihnen diese Last ab. Und auch für Sie selbst entsteht ein gutes Gefühl: Alles ist geregelt, nichts geht verloren, und es ist klar, wer was tun darf.
Ordnung zu schaffen bedeutet also auch, Verantwortung zu übernehmen. Für sich selbst sowie für andere – für ein sicheres Gefühl im Alltag.
Sascha Eisenecher
BDO AG, Solothurn
Leiter Treuhand
sascha.eisenecher@bdo.ch
